Cómo conseguir tus objetivos según 5 expertos en productividad personal

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Productividad personalPara cualquier persona, ser productivo en su vida laboral y personal es importante para tener una buena calidad de vida. Controlar bien la gestión del tiempo puede marcar la diferencia entre una buena o mala calidad de vida, y entre conseguir o no los objetivos en su vida.

Pero para un emprendedor online, que desarrolla un negocio en internet muchas veces desde su casa, se convierte en algo imprescindible. Él es quien decide el tiempo que le dedica y a qué proyectos, y esto determina completamente sus resultados.

El pasado 22 de octubre tuve la ocasión de asistir a las I Jornadas GTD en Barcelona, organizadas por varios expertos en la aplicación del método de productividad GTD de David Allen.

En este artículo te resumo los conceptos que aprendí de 5 expertos en productividad personal con el método GTD. La verdad es que me ha salido un artículo un poco largo… pero es que fueron 4 horas de información de alto valor, y no quería dejarte a medias.

 

¿Qué es para tí la productividad?

Antes de nada, quiero preguntarte algo. ¿Qué es para ti la productividad? Me parece una pregunta interesante, que nunca me había planteado hasta que escuché a los ponentes comentar sobre el concepto de productividad en España.

Productividad personal en un negocio en internetDecian que si a un trabajador le preguntas "¿quieres ser más productivo?" está pensando en trabajar más y más horas, y seguramente respondería "¡no, no quiero trabajar más, ya tengo suficiente!". Pero este es un concepto que no tiene nada que ver con la productividad entendida por David Allen, creador del método GTD (Getting Things Done).

David Allen, considerado el gurú de la productividad
personal, es autor del libro "Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity", que se ha traducido al español (considero que de forma equivocada) como "Organízate con Eficacia". Si al trabajador le dijéramos que ser productivo es controlar "El arte de la Productividad Libre de Estrés" (tal y como se traduciría literalmente el título del libro), estoy segura que su respuesta sería otra.

Ser productivo no es trabajar 12 horas porque haces más que en 10 horas, sino hacer lo más importante, disminuir el estrés y disponer de más tiempo. ¿A que suena bien?

Para tu negocio en internet, qué más podrías pedir que ser productivo y librarte del estrés. Estoy segura que sería el deseo de cualquier emprendedor online.

Bien, pues quiero resumir las aportaciones de los ponentes para esclarecer un poco el camino que tenemos para conseguir los objetivos de nuestra vida.

 

El efecto transformador de ser más productivo desde una experiencia personal

David Torné empezó las jornadas con una aportación muy personal. Nos explicó cómo era su vida antes de aplicar el método GTD, y el efecto transformador que había vivido desde que empezó a aplicar el método ya hace 2 años.

Su ponencia fue un estímulo de entrada para querer usar el método GTD para mejorar mi vida. Los beneficios de esforzarme en ser más productiva eran tan evidentes que, si antes ya me interesaba el método, ahora estaba convencida que lo necesitaba para mi negocio y mi calidad vida.

Incentivar productividad personal

Me ví completamente reflejada en su día a día antes de aplicar el método GTD. Su actividad no avanzaba porque no conseguía conducir su actividad, sino que era su actividad quien lo conducía a él.

Cuando descubrió el método a través de un blog sobre productividad, le convenció la sencillez que requería: una libreta y un bolígrafo, junto con la implantación de determinados hábitos.

 

Técnica GTD: el flujo de trabajo

Jeroen Sangers fue el siguiente ponente, que nos explicó sobre cómo aplicar la técnica GTD en el flujo de trabajo. Planteó los principales problemas del trabajo hoy en día y una fórmula sencilla para tomar el control de nuestra vida.

Un gran problema de hoy en día de trabajadores y emprededores es que el 73% de ellos sufren estrés laboral. Uno de los motivos de esta situación es que intentamos memorizar todo lo que tenemos que hacer.

Para buscar una solución al respecto, es bueno saber en cuál de estos 2 grupos te encuentras:

Apuntar acciones para productividad personal– Si eres una persona que no hace listas.

– Si eres una persona que hace muchas listas pero no las gestiona (la verdad… aquí me sentí muy identificada).

 

Para resolver este problema, nos planteó las claves para gestionar bien el flujo de trabajo:

1º Capturar: Porque… "Si no apuntas nada, eso conseguirás". Un buen método es utilizar una pequeña libreta que puedes llevar a todas partes y poner cada acción que se te ocurra durante el día en una hoja.

2º Clarificar: Debes decidir qué quieres conseguir con cada una de las acciones que has anotado. Esto te ayuda a reconocer tu meta (a que hagas una tarea con un objetivo claro).

A partir de allí, decides cuál es tu próxima acción. En este sentido, si la puedes hacer en menos de 2 minutos, hazla. Si no, decide dónde irá:

  • A la papelera.
  • Archivada para hacer en un futuro.
  • La delegas (en un negocio en internet seria el concepto de subcontratar o delegar a un posible socio).
  • Dejar en una carpeta de "quizás algún día".
  • Planificar una lista de acciones para hacerla.
  • Si requiere hacerla un día concreto, ponerla en tu calendario.

3º Completar: Ahora debes centrarte en las tareas del calendario y de la lista de acciones. En el caso de la lista de acciones, deberás apuntar solamente la siguiente acción. Las otras estarán archivadas para ir completando tu meta.

 

Productividad de tu entorno

Alianzas estrategicas para productividad personal en un negocio en internetAlex Bergonzini planteó soluciones al problema de tener que lidiar con un entorno que tiene un concepto de productividad distinto al nuestro. Nos encontramos en un ambiente con el que tenemos que trabajar, y aunque estés en un negocio en internet, deberás lidiar con tus subcontratados, con otros asociados, o con tus clientes, para mantener enfocada tu productividad. Aquí surge el combate y la negociación para seguir adelante.

En este sentido, y por su experiencia, nos compartió que los hábitos necesarios para ser productivos no se pueden imponer. De modo que las otras personas con las que trabajemos deben querer ser productivas por ellas mismas, e imponerse los hábitos más adecuados.

Lo que sí podemos enseñar es algunas técnicas útiles para ser productivo. Además, podemos incentivar su interés para ser más productivos mostrando que nosotros somos más eficaces y disponemos de más tiempo libre siguiendo unos hábitos.

 

Técnica GTD: la planificación

José Miguel Bolívar nos mostró la “Planificación Natural” como la forma más intuitiva, sencilla y eficaz de lograr resultados.

En este sentido, nos dió las claves para planificar en 5 pasos:

1º Definir el propósito de un proyecto, es decir, ¿por qué quieres conseguirlo? Esto nos permite tomar decisiones de forma enfocada hacia el éxito y mantener la motivación para seguir, entre otras cosas. Además, se deben definir los valores para determinar cuales son tus límites para conseguir un determinado proyecto.

Enfocarse a tus objetivos en productividad personal

Debes definir la visión, es decir, determinar cómo vas a saber que lo has conseguido y visualizar el resultado. Esto te dá enfoque, algo que influye en el resultado. La clave en este punto es que se trata de un factor de calidad: si te cuesta visualizar el resultado, quiere decir que el resultado no está claro, y esto es un aspecto determinante para saber si debes seguir.

Generar una tormenta de ideas sobre qué puedes hacer para conseguirlo. La clave de ello es no prejuzgar las ideas y generar gran cantidad de ellas. Después ya las analizarás y organizarás.

Ahora sí que vas a organizar las ideas en función de las prioridades y las fechas límite.

Finalmente definirás las próximas acciones, es decir, el cómo vas a hacerlo.

 

Técnica GTD: ganando perspectiva para alcanzar tus metas

Daniel Aguayo fue el encargado de poner la guinda al pastel, y nos mostró el verdadero significado del GTD con la “Revisión por alturas”. Uno de los propósitos del método GTD es tomar control y perspectiva sobre el trabajo, de modo que aquí pude experimentar cómo ganar perspectiva sobre mi trabajo para alcanzar mis metas en la vida.

Perpectiva para conseguir objetivosNos presentó el modelo de 6 niveles de altura. Utilizó como metáfora el vuelo de un avión, con las diferentes posiciones que toma cuando despega y sube para tomar la ruta hacia un objetivo bien definido:

Desde pie de pista se puede observar el máximo detalle, que son las próximas acciones. Aquí utilizamos las listas de próximas acciones y el calendario, algo que deberemos revisar diariamente.

A medida que el avión va subiendo metros, la perspectiva cambia. En un principio se plantean los proyectos. Aquí tenemos nuestras listas de proyectos que debemos revisar semanalmente.

Posteriormente se deben plantear las áreas de interés y responsabilidad, como son por ejemplo nuestro proyecto de negocio en internet, nuestra salud, nuestras relaciones personales, etc. En este caso, utilizamos listas que revisaremos mensualmente y cuando surjan cambios importantes en nuestra vida.

Como cumplir las metas en tu vida Ahora que estamos a más altura, debemos plantearnos los objetivos próximos, los que queremos cumplir a un año vista. Como en este caso esperamos resultados relamente más importantes, debemos revisarlos trimestralmente para no perder el enfoque y ajustarnos, y después anualmente.

En este nivel debemos visualizar algo más profundo. Nos planteamos cómo queremos que sea nuestra vida dentro de 5 años. Podemos utilizar los "mapas del tesoro" (un collage con fotos y dibujos de lo que queremos conseguir para ayudar a visualizarlo), y revisarlo periódicamente para motivarnos y alinearlo con nuestro crecimiento.

Por último, a la máxima altura, nos planteamos nuestro propósito y valores en la vida, que es el fundamento esencial de cómo vamos a vivir nuestra vida. En este punto también utilizaremos los mapas del tesoro y los revisaremos para motivarnos y alinear los objetivos.

La clave de esta visión es que, cuando la desarrollamos desde lo más próximo a lo más lejano (de abajo a arriba tomando el ejemplo del avión) nos dá claridad sobre nuestro propósito. Después, cuando conseguimos verlo de arriba a abajo, es decir desde el punto de vista más lejano al más cercano, es cuando podemos definir nuestras prioridades para vivir una vida plena.

 

Ponencia sorpresa: método práctico de productividad

Durante las charlas estuve sentada al lado de Valentina Thörner da Cruz. Me fijé en que tenía encima de la mesa una misteriosa cajita que contenía un montón de papeles ordenados según un mini-fichero. Lo que me llamó la atención fue que en cada uno de los separadores del fichero había un texto, en uno "Hoy", en otro "Mañana" y un tercero con "Otro día", algo que me pareció muy ingenioso.

Aprovechando el descanso, hablé con ella y le comenté que su método de organización me parecía único y además práctico. Me explicó cómo lo gestionaba.

Más tarde, después del descanso nos hizo una mini-ponencia para explicarnos su método de gestión de la productividad. Cada una de las acciones que se le ocurren durante el día las anota en los pequeños papeles y las almacena al final de la caja. Entonces, cada noche revisa todos los papeles y los ordena según sus prioridades, y programa las tareas del día siguiente ("Hoy"), del próximo ("Mañana") y archiva las que no son inmediatas en "Otro día".

Resultó un método que me pareció muy práctico de modo que desde el día siguiente lo implanté en mi día a día. Simplemente reutilicé una caja de tarjetas (con la ventaja de que es transparente) y recorté por la mitad mis viejas tarjetas de visita de una empresa en la que trabajé. Aquí te muestro mi caja de productividad (añadí un apartado de "Periódico" para las tareas que repito, como por ejemplo escribir un post en este blog):

Caja de la productividad personal

Otro aspecto clave del método es que, mientras está trabajando, tiene la caja abierta y con la tarea que está realizando en aquél momento en primer plano. Es una práctica que me parece excelente para los negocios en internet porque, muchas veces, la conexión a internet nos puede dispersar de nuestro trabajo. De este modo, cada vez que veo la caja al lado de mi pantalla me sirve para enfocarme plenamente en mi tarea, la que he decidido que era prioritaria en aquél momento.

Aparte de esta gran utilidad, como tan sólo llevo 2 días aplicando el método, te puedo contar muy poco de mi experiencia. Te puedo contar que hasta ahora utilizaba la libreta pequeña que llevaba a todas partes, en la que me apuntaba todo, pero era algo que no acababa de gestionar bien porque me quedaban los papeles uno detrás de otro y no los acababa de organizar.

Bien, cuando haya desarrollado el método de la caja de productividad un buen tiempo, te escribiré un post para explicarte si ha transformado mi vida y los beneficios que me ha aportado.

 

Software GTD para la productividad

Existen multitud de herramientas para gestionar la productividad personal, en un futuro te escribiré sobre las que conozco. Pero en este apartado quería presentarte una aplicación de autogestión 100% GTD que ha desarrollado Francisco Sáez, fundador de FacileThings.

 

Conclusión

Es importante que tengas en cuenta que cuando has decidido hacer una tarea, una acción en concreto, estás decidiendo a la vez NO hacer las otras centenares de cosas que podrías hacer. Creo que realmente aquí está la clave, en decidir lo que debes hacer con estrategia y visión de futuro.

Es por esto que tiene tanta importancia seguir el método GTD, porque te dá el camino para cumplir los objetivos que realmente deseas realizar en tu vida. Te animo a trabajar tu productividad personal, yo ya estoy en ello y la verdad es que me está cambiando la vida.

Productividad personal

Uno de los aspectos que quiero destacar de esta jornada fue la buena harmonía que se respiraba entre los ponentes. Todos eran expertos en el mismo campo, en productividad y el método GTD, pero todos aportaron su visión de forma muy personal.

Desde aquí quiero dar las gracias a todos los organizadores por ayudar a que tengamos una mejor calidad de vida, con menos estrés y alineando nuestras acciones con nuestras metas más profundas.

Ahora es tu turno. Explícanos cómo te organizas y qué consejos nos das, o dinos qué táctica vas a aplicar a partir de ahora para, esta vez sí, conseguir tus objetivos en tu vida y en tu negocio en internet.

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Sobre el autor:

En el sistema educativo nunca nos enseñan a gestionar correctamente el dinero, y es algo vital para toda la vida. Por esto quiero transmitir los 3 pasos esenciales para una buena gestión del dinero: generar, mantener y multiplicar. Estoy enamorada de internet y sus posibilidades de comunicación y creación. Me siento feliz y apasionada por lo que hago. Descubre mis otras pasiones en Sobre mi
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Comentarios

  1. Yone  mayo 10, 2014

    Hola me ha fascinado tu opinión, llevaba mucho ocasión buscando aviso sobre el asuntoy no la he encontraba por
    ninguna web, te doy mi más sincera congratulación
    porque sé el trabajo que lleva hacerlo y te has
    ganado un seguidor mas de tu blog. Un saludo

    responder
    • Bet  junio 12, 2014

      Me alegro Yone 😉
      Saludos. Bet

  2. Juan Hernández  marzo 13, 2014

    Hola, Bet, Excelente información sobre como incrementar nuestra productividad y alcanzar nuestras metas, tanto personales como financieras

    responder
  3. Heis  enero 12, 2013

    Saludos, aprovechando que es inicio de año, estoy planeando organizarme lo más que pueda para aprovechar este año al máximo, había hecho ya una lista previa con algunas cosas y al leer este post me diste muchas ideas, gracias por compartir…

    responder
    • Bet  enero 30, 2013

      Apreciado Heis
      Es muy bueno lo que estás haciendo. Hay que aprovechar estos momentos en que nos motivamos para organizar mejoras en nuestra vida.
      Uno de los problemas de mucha gente es que no PIENSA su vida, solo pasan a través de ella, viviendo lo que les toca vivir en cada momento.
      Tú demuestras una gran fuerza al organizarte para aprovechar lo mejor posible este año.
      Está demostrado que quienes escriben sus metas y trazan un plan para conseguirlas, tienen muchas más posibilidades de cumplirlas que quienes no lo hacen.
      Te deseo mucha suerte en todos tus proyectos, Heis.
      Espero poder leer buenas noticias tuyas al finalizar el 2013, cumpliendo gran parte de tus proyectos.
      Un abrazo.
      Bet

  4. Bet  noviembre 11, 2011

    Puedes ver los vídeos de todas las presentaciones de las I Jornadas GTD en esta web:
    >> http://jornadasgtd.com/ << Los organizadores nos han facilitado el trabajo publicando todas las presentaciones. ¡Si no pudiste asistir, no tienes excusa para no ser más productivo! Mira los vídeos, estoy segura que te serán muy útiles. Bet

    responder
  5. Ingrid Silva  octubre 26, 2011

    Hola Bet, para mi Productividad es “Lograr mas por menos”, muy interesante esto del GTD y mas que nada tu Cajita de Productividad me encantó asi que la voy a utilizar para mi trabajo, sabes eso de que sea transparente es mejor porque no podras eludir nada, ya que la cajita te estará “mirando” y diciendote “hey!! ya pues ordenate” jejejeje. Un saludo cordial desde Chile.

    responder
    • Bet  octubre 27, 2011

      Hey, Ingrid! Así es, la caja de productividad que llevo usando desde hace unos pocos días es infalible, si me disperso en mi trabajo, como la veo al lado de mi pantalla vuelvo a mi cauce. Agradezco a Valentina por compartir su metodologia.
      Estoy de acuerdo, la productividad es lograr “más por menos”, sobretodo por calidad, no por cantidad. Creo que al ser productivo realizas las cosas con un objetivo, y esto determina que cuando consigues los resultados, has conseguido más resultados que dan calidad a tu vida.
      Saludos desde España!
      Bet

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